病院の未収金回収マニュアル｜発生時の具体的な手順と回収率をアップさせる対策を解説

病院を運営していく中で、診療費を確実に支払って頂く事は経営の根幹に関わります。

診療費は、通常、診察の後に、支払ってもらうことが多いですが、緊急受診、入院時に所持金不足のため後払いとした場合や、保険資格喪失後の受診により未収金が発生する場合などがあります。

このような場合に、どのように債権回収するかをマニュアル化している病院は多くはありません。

診療費の未払いが発生した場合に、どのように請求手続きを進めるかについて、ご説明します。

病院の未収金回収マニュアル作成時のポイント

まず、病院にどの程度の未収金があるのかを把握し、そのうち、どのくらいの回収を目指すのかという目標を具体化することが重要です。

現状を把握しなければ、問題の全体像が見えず、解決への道筋をつけることはできません。

次に、未収金の発生原因を整理する必要があります。

未収金の発生原因ごとに、適切な対応を採ることが必要です。

そして、請求手続きをルーティーンとして進めるためには、未収金発生後、どのタイミングで、何をすべきかを決めておく必要があります。

未収金の請求手続のスケジュール、やるべきタスクを誰でもわかるようにマニュアル化しておくことも重要です。

病院で未収金が発生した場合の回収マニュアル

それでは、未収金発生後の時期に応じた方法をご説明します。

1.【1〜2週間】電話で督促する

まず、期限内に支払われず、未収金が発生した場合には、直ちに電話等により直接未払者と話して請求することが重要です。

単に、支払いを忘れている場合もありますので、電話で督促することにより、直ちに支払われる場合もあります。

また、未収金が発生してすぐに督促をおこなうことで、早期に解決する場合も多いです。

まずは未払発生直後に、直接未払者と話すことが重要ですので、場合によっては、一日に複数回電話をすることや、架電する時間帯を変えて電話をすることも重要です。

2.【1〜2ヵ月】督促状・催告書を送る

次に、電話での督促で支払われなかった場合には、書面で請求をすることになります。

書面での請求では、未払い金額、支払期限が過ぎていることを明記し、直ちに支払ってもらうよう伝えます。

また、今後、支払われなかった場合に、法的手続きを執る等のことを書く場合もあります。

電話に出なかったまたは出ることのできなかった未払者も自宅に書面が届いて中身を読んで初めて未払いの事実があることを知る場合もあり、このような場合には直ちに支払ったもらえます。

しかし、未払者が確信犯として支払いをおこなっていない場合には、無視される可能性が高いです。

3.【3ヵ月】内容証明郵便で催告書を送る

書面による督促状・催告書を送っても効果がなかった場合、さらに、病院の本気度を伝えるためには、内容証明郵便で催告書を送ることも一案です。

普通郵便に比べて、内容証明郵便が送られてくることは、一般の人にとっては、あまりないことなので、早く支払わなければならないと思う未払者も多いです。

しかし、上記の通り、最初から故意に支払わない人に対しては、効果はありません。

4.【半年後以降】法的手段を講じる

最後の手段は、法的手続きを執ることになります。

法的手続きは以下となります。

少額訴訟

60万円以下の支払いを求める場合に執りうる手続きで、原則、1回の手続きで終結します。

支払督促

書面審査のみで判決と同じ効果を得ることができる手続きです。

異議が出た場合は、通常訴訟となります。

民事調停

裁判官の判決ではなく、話し合いにより解決を求める手続きです。

時間がかかり、手続きに強制力もないので、病院の未収金の回収ではあまり使われていない手続きです。

民事訴訟

通常の民事訴訟です。

請求金額が高額な場合、支払い督促で異議が出された場合には、通常訴訟で解決を図ることになります。

5.強制執行をする

上記の法的手段により、判決等の債務名義を取得できたにもかかわらず、未払者が任意に支払わない場合には、未払者の財産に直接、強制執行をすることになります。

強制執行手続きの中で一般的なのは、未払者の給与を差し押さえることです。

外国人患者の未収金が発生した場合の回収マニュアル

日本に本拠のない外国人旅行者が患者として受診し、未収金が発生した場合の請求手続きについてご説明します。

退院時に支払えない場合はパスポートなどのコピーを

まず、大事なことは、患者の退院までに必ず支払ってもらうことです。

患者に退院されてしまい、出国されてしまえば、その後、回収することはほとんど不可能です。

患者が病院にいる間に、支払い余力があるかを確認するほか、お金がない場合には、クレジットカードで支払ってもらうことやツアーであれば同じツアーの人に借りてもらうとか、母国の家族、友人等に送金してもらうと言ったことも一案です。

万が一、患者の退院時に支払いがなされない場合には、患者のパスポートのコピーをとるなどして、帰国後も相手の所在等を把握することも重要ですが、患者に支払う意思がなければ、回収は極めて困難です。

出国までに必ず電話で支払いを確認

患者の退院後、出国までの間に支払う約束をした場合には、患者とつながる電話番号を確認しておくことはもちろん、今後の宿泊予定のホテル等を確認しておくことも連絡手段を確保する意味では有効です。

出国後はメールや電話、書面で督促

患者が出国してしまったら、回収可能性は極めて低くなりますが、滞在中に確認した電話番号、住所、メールアドレス等に請求をおこなうことになります。

患者に支払い意思がなければ、回収は困難ですが、しつこく請求するほかありません。

海外に住む外国人の方への法的手続きによる請求は対応できる弁護士も少なく、費用も高額になるので、実効性は低いと言えます。

病院窓口でできる未収金対策

診療終了時、退院時等、患者に請求した際に、支払えないと言われた場合の対応について、ご説明します。

誓約書を書いてもらう

直ちに支払えないが、支払いを待ってほしいと言われた場合には、口約束ではなく、書面で約束してもらうことが重要です。

争いとなった場合、この書面が証拠として使える点で有効です。

また、書面化した方が患者自身も支払わなければならないという気持ちが強くなります。

一部でも入金してもらう

全額を支払えない場合であっても、一部でも支払いが可能であれば、支払可能な一部でも支払ってもらうことが重要です。

その後、一切支払われないことも考えられますので、一部でも支払ってもらえば、損害の軽減につながります。

分割払いに対応する

任意に支払ってもらうためには、分割払いに応じることも重要です。

支払いたくても、支払原資がなければ支払えませんが、分割払いであれば支払可能という患者であれば、分割払いに応じることもやむを得ないと考えられます。

ただし、分割払いに応じる場合には、書面化することが重要です。

その他、支払を確保するためには、保証人を用意してもらったり、職場の連絡先等複数の連絡先を確認しておくことも重要です。

病院が未収金を回収する際の注意点

未収金を回収する際の注意点をご説明します。

消滅時効は5年！速やかな回収を心がける

医療機関による診療費の消滅時効は令和2年4月1日以降は、5年です。

時効にかからないようにするためには、時効成立までに訴訟提起する必要があります（もしくは内容証明郵便等により請求をおこない、6ヶ月以内に訴訟提起）。

未払いがある患者でも診療しなければならない

診療費の未払いがある患者から診療を求められた場合であっても、原則として、診療に応じなければなりません。

応じなかった場合、医師法違反にあたり、不利益処分を科される場合もあります。

違法な取り立てはしない

未払いがあるからと言って、上記に説明した通常の方法を超えた過度な取り立て行為をおこなうことは、違法となる場合があります。

病院の未収金回収率アップに有効な対処法

上記の通り、未収金の回収についてご説明してきましたが、病院自身で回収をおこなうことには限界もありますので、回収業務の専門家に委託することも一案です。

弁護士に依頼する

未収金の回収において、最も一般的な方法は、弁護士に依頼することです。

特に、債権回収を専門的に行っている弁護士に依頼することをおすすめします。

弁護士に依頼した際の費用の目安

弁護士に依頼した場合の費用は、弁護士によってまちまちです。

通常、弁護士に依頼した場合には、着手金・報酬金といった費用体系が一般的ですが、債権回収を専門的におこなっている弁護士の中には、着手金無料でおこなっている弁護士もいます。

サービサーに依頼する

認可を受けた債権回収業者に未収金を買い取ってもらうことも一案です。

ただ、適正金額の判断は難しく、安く買いたたかれてしまう場合もあるので、注意が必要です。

強制徴収制度を利用する

国民健康法に基づく保険者の強制徴収制度を使うことも一案です。

ただし、この制度が適用されるためには、要件を満たすの必要がありますので、ご留意ください。

さいごに｜未収金の回収で困ったら弁護士に相談

診療費の未払いについては、抜本的な解決というのはなかなかありません。

様々な方法を組み合わせながら、出来る限り、未収金による損失を減らしていくほかありません。

その方法の一つとして、少額かつ大量の債権回収を専門に行っている弁護士事務所に債権回収業務を依頼することも一つの有効な手立てと言えます。

弁護士への依頼を検討されているのであれば、一度、費用や回収方法、方針等を弁護士に相談してみることをおすすめします。