1. 支払催促の書き方|催促状の送付方法と注意点

支払催促の書き方|催促状の送付方法と注意点

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2019.4.5
弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤康二 弁護士
監修記事
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支払催促(しはらいさいそく)とは、取引先や顧客から支払われるべき代金・料金・売掛金・家賃などの支払いが滞っている場合に、支払いや提出を催促することです。

 

この支払催促は、主に書状や書面、メールで行うことになりますが、どのような文面を書けばいいのか、また、どのようにして送付すればいいのかわからないという人は少なくありません。今回の記事では支払催促の基本的な方法を記述していきますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

 

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未払いの売掛金や家賃などの督促をご検討の方は、支払われなかった場合の法的手続きを考慮して、弁護士に相談・依頼することをおすすめします。

弁護士に相談することで、以下のような事が望めます。

 

  • 督促状・内容証明の作成・送達
  • 裁判になった場合の手続き・代理
  • 債務者との交渉 など

弁護士に依頼することで、最大限の金額を回収できる可能性があります。債債務者が破産・再生手続きを行う前に、弁護士にご相談ください。

 

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支払催促と支払督促の違い

よく支払催促を支払督促(しはらいとくそく)と間違われる人がいますが、これは似て非なるものです。確かに字は似ていますが、支払督促は金銭債権を対象とした法的手段による債権回収の方法であり、裁判所へ申立をすることで裁判所が代わりに債務者へ督促の通知をするための手続きです。(参考:「支払督促とは|申立方法と手順や弁護士選びに必要な知識まとめ」)
 
一方、今回の記事で取り上げる支払催促は、裁判所を介することなく自分で書面やメールを作成して送付するものになります。したがって、支払督促と比べて債権回収の強制力や確実性は低いですが、支払催促の書き方さえマスターしてしまえば、いつでも個人で債権回収を行うことができます。取引先とこれまでお付き合いがあるのであまり大げさにしたくないという場合や、お客様の気分を損ねたくないし金額もわずかであるという場合などに支払催促状の送付が役に立ちます。
 
 

支払催促の書き方と例文

それでは早速、以下で支払督促の書き方を学んでいきましょう。
 

支払催促の必要記載事項

支払催促の文書には、以下の事項を必ず記述しましょう。
 

①発行日または提出日

支払催促を送付した日付を「平成○○年○○月○○日」という形で記載しましょう。先方からお詫びや支払い日の連絡があった場合にも、どの催促状に関するものであるのかを特定することが出来ます。
 

②自分の連絡先

個人であっても企業であっても、自分の担当名、捺印、また連絡先の記載を行いましょう。
 

③相手企業の宛先・名前

会社対会社の取引の場合は宛先を会社名にすることが多いようです。先方の支店名、部署名まで記載する場合もあります。
 

会社名の場合

○○株式会社御中

代表宛ての場合

○○株式会社
代表取締役○○様

担当宛ての場合

○○株式会社
○○支店○○部
[役職名]○○様

 

④請求金額

支払催促が、どの取引のいくらの支払いに関するものなのかを明確に記載します。
 

⑤支払期日

いつまでに入金してもらいたいという時には支払期日の記載を行うようにしましょう。
 

⑥振込先・送金してほしいという旨

口座への振り込みで催促する場合には、支払金額をどこに振り込んだら良いのかがわかるように、「○○銀行○○支店 普通○○○○(口座番号)名義名」と記載し、「お支払いを頂きますようお願い申し上げます」という催促文も記載しましょう。
 

⑦入金確認時期

「○月○日現在の入金データをもとに作成しております。行き違いにご入金の際は何卒ご容赦下さい。」というように、こちらがいつ最終的に入金の確認をしたのか、また、支払催促状が先方に届くまでの間に入金されることも想定して、お詫びの一文を記載しておくと良いでしょう。
 

支払催促の例文

いくつか、支払催促の例文をご紹介していきます。
 

送金確認例文

株式会社○○御中
○○○○様

平成 年 月 日
株式会社 ○○○○
営業部 ○○○○ 
電話***-****-****

 

ご送金確認のお願い

 
拝啓 
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます、先日は弊社のサービスをご利用いただきまして、有難うございました。
さて、このたびのご利用分につきまして、○月末締にて以下のとおりご請求させて頂いておりますが、支払い期日を過ぎましても、未だご入金の確認ができておりません。
誠に恐縮ですが、今一度ご送金を完了されたかご確認いただきたく存じます。何かの手違いかとは存じますが、念のためご確認の上、至急ご送金いただきますようお願い申し上げます。
 

[ご利用内容]
・ご利用日 ○月○日
・ご利用サービス ○○○○
・ご利用金額 ○○○○円(消費税込み)
・お支払い期限 ○月○日
 
[お振込み先]
・○○銀行○○支店 普通○○○○(口座番号)名義名
 
なお、本状は○月○日現在の入金データをもとに作成しております。ご送金が本状と行き違いになってしまいましたら、ご容赦願います。
 

敬具

 

売掛金入金催促例文

株式会社○○御中
○○○○様

平成 年 月 日
株式会社 ○○○○
営業部 ○○○○ 
電話***-****-****

 

○月分 売掛金お支払いの件

 
拝啓 
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
日頃より、格別のお引き立てを賜り、深謝いたしております。
さて、早速ではありまが、 月  日付にてご請求いたしました○月分売掛金のお支払いにつきまして、本日時点で入金の確認でできておりません。
貴社との契約では売掛金は、請求月の翌月末日毎にお支払いいただけることになっておりますが、弊社といたしましても経理上の都合がありますので、お支払いいただきますようお願い申し上げます。
 

[ご利用内容]
・ご利用日 ○月○日
・商品名 ○○○○
・ご利用金額 ○○○○円(消費税込み)
 
[お振込み先]
・○○銀行○○支店 普通○○○○(口座番号)名義名
 
ご送金が本状と行き違いになってしまいましたら、ご容赦願います。
 

敬具

 

会費催促例文

株式会社○○御中
○○○○様

平成 年 月 日
○○○○協会
営業部 ○○○○ 
電話***-****-****

 

○年度年会費ご入金のお願い

 
拝啓 
○○の候、会員様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は、当協会の活動にご尽力とご支援を賜り、深く感謝しております。
さて、先日ご通知いたしました○年度年会費の件ですが、私ども事務局で貴殿よりのご入金を確認できておりません。何かとご多用中とは存じますが、お急ぎお振込みいただきますようお願い申し上げます。
なお、念のためではありますがお振込み用紙を本状に同封いたします。お振込みの際には、こちらをお使いいただいても結構です。
 

○年度年会費 ○○○○円(消費税込み)
 
[お振込み先]
・○○銀行○○支店 普通○○○○(口座番号)名義名
 
また、お振込みが本状と行き違いになっておりましたら、何とぞご容赦の程お願いいたします。
 

敬具

 

支払催促の送付

支払催促を送付する際は、以下のポイントもチェックしておきましょう。
 

同封する書類の確認

支払催促状を郵送する際には、「再発行」という朱印を押して請求書のコピーを同封すると、わかりやすいでしょう。「再発行」や「写」の印鑑が無い場合には朱書(赤い字で書くこと)を行います。
 

封筒の表書き

支払催促状を郵送する再は、催促状を入れる封筒の表書きには「催促状」または「請求書」、「お支払いに関する重要なご連絡」と朱書し、専用の印鑑があればそれを用いましょう。
 
 

支払催促を行う際の注意点

例え催促の文面であっても先方に失礼がないよう、最低限以下の点は注意して作成、送付するようにしましょう。
 

記載事項に抜けがないかを確認する

どのような書面でも言えることですが、必要記載事項が抜けてしまっていたり、誤字脱字があって不明であったりする場合は、書面の意味を成しません。また、不明点をたずねる手間がさらに増えてしまうことになるので、文面作成後には特に請求金額や口座暗号に誤りがないかを重点的に、しっかりと内容を確認するようにしましょう。
 

高圧的な文面にならないようにする

入金を促す文面であっても、先方が不快に思うような文面にならないように気をつけましょう。あまりにも稚拙な文章、また脅し文句のような催促文は、先方に逆に訴えられてしまうというケースがあります。
 

納入期限の一週間以上が経過してから行う

支払催促状は、先方が請求書に記載した納入期限を守らなかった場合に出すものです。先方が期限ギリギリに振込みで支払ったという場合などを考慮に入れると、期限後、約1週間は経過してから催促をするのが一般的です。
 
 

まとめ

支払催促はあくまでも、債権回収において”任意で行う交渉”になります。この任意交渉を行っても一向に支払われないという場合には、電話での交渉に変えてみたり、支払督促を行ったり、最悪の場合は訴訟や差し押さえを行うことも考慮しなければなりません。

 

売掛金・家賃などが支払われずお困りの方へ

未払いの売掛金や家賃などの督促をご検討の方は、支払われなかった場合の法的手続きを考慮して、弁護士に相談・依頼することをおすすめします。

弁護士に相談することで、以下のような事が望めます。

 

  • 督促状・内容証明の作成・送達
  • 裁判になった場合の手続き・代理
  • 債務者との交渉 など

弁護士に依頼することで、最大限の金額を回収できる可能性があります。債債務者が破産・再生手続きを行う前に、弁護士にご相談ください。

 

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この記事の監修者
弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤康二 弁護士 (第二東京弁護士会)
アンダーソン・毛利・友常法律事務所を経て2014年8月にプラム綜合法律事務所を設立。企業法務から一般民事、刑事事件まで総合的なリーガルサービスを提供している。

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編集部

本記事は債権回収弁護士ナビを運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※債権回収弁護士ナビに掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。


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