債権管理とは？業務フローや仕事内容をわかりやすく解説

• 初めて債権管理を担当することになったけど、債権管理って何をするの？
• 債権管理の流れって？

はじめて債権管理を担当することになった方のなかには、上記のような不安がある方も多いでしょう。

債権管理は企業の資金繰りを守る重要な業務です。

基本を押さえてリスクを避け、効率的に業務を進めることは企業が長く経営活動を続けるために欠かせません。

そこで、本記事では債権管理の基本的な概念・具体的な業務内容・システムやツールの活用法などをわかりやすく解説します。

債権管理に不安がある方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

債権管理とは？基本概念や目的について

まずは債権管理とは何か、基本的な概念や目的を説明します。

債権管理とは、弁済期日や回収状況などを管理すること

債権管理とは、企業が商品・サービスの売上や子会社などに貸し付けた貸付金などの「債権」を管理する業務です。

金銭の支払いなど、利益を得ることができる権利を「債権」といい、債権を持つ企業や人を「債権者」といいます。

一方、金銭の支払い・給付・返還などしなければならない義務を「債務」、債務を持つ企業や人を「債務者」といいます。

つまり、債権を持つ企業が、しっかり債権回収できているかを管理するとともに、債権の残高をきちんと把握するのが債権管理なのです。

適切な債権回収によって企業の損失を防ぐのが目的

債権管理の最も重要な目的は、企業の損失を防ぐことです。

債権管理が正しくおこなわれなければ、資金繰りや会計処理に影響を及ぼします。

債権管理によって損失を防ぐためには、以下3つのポイントに注意しましょう。

• 債権をきちんと把握する
• 債権を期限どおりに回収する
• 債権の時効消滅を防ぐ

それぞれについて、詳しく解説します。

債権をきちんと把握する

まずは、債権をきちんと把握しましょう。

それが債権回収を防ぐ最初のステップです。

企業はさまざまな相手と取引しています。

とくに企業の規模が大きいほど取引先も取引回数も増え、持っている債権の数も多くなるでしょう。

支払い期限が近づいている債権や、どの債権が回収できていてどの債権が未回収なのかを詳細に把握しておくことで、確実な回収や資金繰りができ、資金流動性の確保につながります。

債権を期限どおりに回収する

企業が取引をとおして取得する債権には、弁済期が設定されています。

弁済期とは、支払期限とほとんど同じ意味で、契約書においては通常、弁済期日として定められるものです。

支払期日や履行期ともいいます。

原則的に、債務者は弁済期中に債務を履行しなければなりません。

しかし、何らかの事情で弁済期が来ても支払われないこともあります。

たとえば、担当者が弁済期を勘違しているケースもあるでしょう。

弁済期が来ても支払いがされないときは、自社側から相手に対して支払いを催促するべきです。

しかし、債権管理をしておらず、自社が弁済期を把握していなければ催促ができません。

適切な債権管理は、支払い期限内の確実な債権回収につながるのです。

弁済期を迎えても回収できていない債権がある場合、取引先への催促状の送付や遅延損害金の請求を検討する必要があります。

それでも回収できないときの対応については、本記事内の「未入金が発生したらどうする？債権回収の手順」を参照してください。

債権の時効消滅を防ぐ

適切な債権管理によって損失を防ぐもうひとつのポイントは、債権の時効消滅を防ぐことです。

債権には時効があります。

未回収のまま放っておくと消滅時効が成立してしまい、債務者は債務を履行しなくてもよくなります。

つまり、債権回収ができなくなってしまうのです。

債権の消滅時効の要件は次のとおりです。

• 債権者が権利を行使することができると知ったときから5年
• 権利を行使することができるときから10年

基本的に企業取引の場合、取引が決まった段階で期日を設定するため、弁済期日が「債権者が権利を行使することができると知ったとき」にあたり、ここから5年が経過すると債権は時効を迎えます。

時効を成立させないためにできることは、本記事内の「未入金が発生したら時効に注意！」で紹介します。

与信管理との違い | 実施するタイミングなどが異なる

債権管理とよく似た言葉に「与信管理」があります。

与信管理とは、取引先の信用度を評価して管理することです。

主に次のような点を確認して、取引をしてよい相手かどうかを見極めます。

• 相手方に支払い能力があるか
• 安全に取引できる金額はいくらか

債権管理と与信管理には、タイミングの違いもあります。

与信管理は取引前におこなうものであり、債権管理は取引のあとおこなうものです。

ただし、債権管理をおこなうためには与信管理が欠かせません。

そのため、与信管理を含めて債権を全体で管理することが債権管理だと捉えるのが一般的です。

債権管理の仕事内容・業務フローをわかりやすく解説

ここからは、債権管理の流れをわかりやすく説明します。

債権管理の流れは、大きく以下のとおりです。

1. コーポレートチェック
2. 与信管理
3. 契約締結
4. 売上計上・請求書発行
5. 支払期日の管理・入金確認
6. 入金消込・仕訳処理

以下では、与信管理を含む債権管理全体について順番に見ていきましょう。

1.コーポレートチェック｜反社チェック・実在性の担保

まずは、債権管理の前段階において取引や交渉をおこなうべき取引先かどうかをチェックすることが重要です。

これをコーポレートチェックといいます。

主に、反社会的勢力ではないか、実在している法人かどうかを確認します。

チェックの内容や方法は以下のとおりです。

反社会的勢力でないかを確かめる

反社会的勢力の確認方法はさまざまですが、反社チェックツールを利用すると便利です。

取引先の企業や従業員が反社会的勢力として不祥事に関係していないかを確認できるツールで、インターネットで検索すれば多数のチェックツールが出ています。

多くの反社チェックツールは、行政機関が公表した情報・新聞記事・インターネット上の記事はもちろん、ブログ・SNS・口コミサイトなどの情報も収集し、独自にデータベースを保有しています。

反社チェックツールで「会社名＋ネガティブワード」「代表者名＋ネガティブワード」などを入力することで調査可能です。

ネガティブワードとは、たとえば「不正」「横領」「脱税」などのキーワードです。

反社会的勢力かどうかをチェックせずに取引をしてしまうと、事件に巻き込まれる可能性があります。

また、反社会的勢力排除条項によってほかの取引先と取引が停止してしまうおそれもあるでしょう。

さらに、金融機関から融資を拒否されたり、早期返済を請求されたりと、リスクは計り知れません。

反社チェックは、取引を開始してもよいかを判断するための非常に重要な工程です。

必ず社内で手順を統一し、チェック漏れがないように注意しましょう。

実在している法人かどうかを確かめる

たとえ社名が書かれた名刺やホームページがあったとしても、その企業が本当に実在するとはいいきれません。

必ず架空の企業でないことを確かめましょう。

そのためには、法人の登記事項証明書を確認します。

法人の登記事項証明書は商業登記簿とも呼ばれ、企業や個人事業主が商売をおこなうにあたって提出することが法律で義務付けられている書類です。

法務局で発行でき、手数料を納付すれば誰でも企業の登記事項証明書を取得することができます。

登記事項証明書には、次のような情報が記載されています。

• 会社の商号
• 会社の所在地
• 設立年月日
• 事業目的
• 資本金
• 役員の氏名
• 代表者の住所　など

2.与信管理｜与信取引のできる企業かチェック

コーポレートチェックが終わったら、与信管理をしましょう。

与信取引をした際に相手方に支払い能力があるか、安全に取引できる金額はいくらかを確認します。

与信取引とは、相手の信用に基づいて弁済期を設定し、先に商品やサービスを提供してから弁済期までに支払いをしてもらう取引です。

たとえば、手元に資金が100万円しかない企業に対して1,000万円のサービスを提供しても、弁済期までに支払われるかどうかは疑わしいでしょう。

取引先の企業に支払い能力があるかどうか、詳しくチェックしてください。

与信取引しても大丈夫な企業かどうかをチェックする方法は、主に次の3つです。

• 決算書などの数値を用いて分析する
• 口コミなどの数値化されていない情報に基づいて分析する
• 取引先の業界の市場規模などに基づいて分析する

分析によってどのくらい信用できるのかを正確に判断し、取引可否や与信額を決定することが重要です。

与信チェックには、帝国データバンクなどの信用調査会社が提供している独自の調査シートを参考情報として取り入れるとよいでしょう。

可能であれば、財務状況を直接ヒアリングすることも大切です。

3.契約締結｜万が一に備えて必ず契約書を作成

与信チェックが終わり取引条件が決まったら、取引条件についての契約書を作成し、契約を締結しましょう。

債権管理をきちんとおこなうためには、取引条件の整理や書面化は欠かせません。

契約書は、万が一トラブルが起こった際に法的根拠になる重要な書類です。

債権管理においても重要な役割を果たします。

契約書には、とくに時間や金額など数値化できる事項は具体的に記載しましょう。

「商品納入後、すぐに支払う」などではなく、「1ヵ月以内に支払う」などと明記します。

また、次の4つは債権管理において必要な契約条項であるため、必ず記載しましょう。

• 反社会的勢力排除条項
• 合意管轄条項
• 期限の利益喪失条項
• 損害賠償条項

契約書は基本的に弁護士に作成やチェックを依頼し、きちんと債権回収ができる内容になっているものを使いましょう。

4.売上計上・請求書発行｜発注書・納品書もあるのが望ましい

債権管理の情報元として、売上計上や請求書発行をおこなうことも大切です。

売上計上とは、会計において売上収益などの取引に関わる金額を、帳簿で勘定することです。

売上計上は、書類確認・売上事実の確認・売上伝票の計上・計上承認というステップを踏みます。

そのため、確認する元となる請求書を発行しておくことが大切です。

請求書だけでなく、取引前の発注書や、商品・サービスを提供したあとの納品書も発行しておくことで、より債権情報の正しさを担保できます。

5.支払期日の管理・入金確認｜売掛金残高一覧表で管理

支払期日の管理・入金確認は、債権管理業務の中心業務といえます。

売掛金残高一覧表を作成して管理するのが望ましいでしょう。

売掛金残高一覧表とは、取引先ごと・月ごとに未回収の売掛金残高がどれくらいあるかを管理する表です。

管理ツールを導入したり、エクセルで作成したりして管理します。

売掛金残高一覧表を作成する際は、次のような項目を設けてください。

• 取引先名
• 債権額
• 債権が発生した日時
• 弁済期
• 消滅時効の完成時期
• ステータス　など

ステータスは、「未収」や「支払い済み」など入金状況に応じて変更しましょう。

支払いステータスをきちんと管理をしていないと、気付かないうちに弁済期が過ぎ、場合によっては時効が完成してしまうかもしれません。

6.入金消込・仕訳処理｜未入金取引を把握しやすいように

入金消込と仕訳処理をおこなうことで、未入金取引を把握しやすくなります。

入金消込とは、銀行の入金明細と債権管理データに間違いや過不足がないかを確認することです。

つまり、誤って支払われすぎた入金や不足金額がないかを確認するのです。

差分があれば、取引先担当者に連絡しましょう。

原因がわかったら、債権の消込科目に相当するか、別の科目で計上するかなどを判断します。

消込とは、会計上、売掛金や買掛金などの債権や債務の残高を消す作業のことです。

すぐに支払われた場合は消込科目でよいでしょう。

しかし、支払われない場合はほかの科目に変更する必要があります。

入金消込を正しく整理することで、どの取引先から未入金があるかをすぐに把握でき、速やかに必要な措置を実行できます。

債権管理業務で問題になりやすい2つのこと

債権管理業務は企業を経営していくために非常に重要ですが、ミスが発生しやすく管理に手間がかかる業務だといえます。

問題になりやすい2つのことを知り、できる限り対策しましょう。

1.ヒューマンエラーが起こる可能性がある

債権管理業務は、入金確認・請求書発行・入金消込など多くの作業が必要な業務です。

手作業でおこなうと、債権が多くなればなるほど入力漏れなどのヒューマンエラーが起こる可能性が高まります。

債権管理のミスは、自社の資金繰りはもちろん、取引先との信頼関係にも関わる問題です。

会計ソフトやクラウドサービスなどを活用し、機械的に処理できる部分をできるだけ増やして、手作業を減らすのがおすすめです。

2.一元管理をしないと手間がかかる

子会社・支店・部署が多いなど、複数の拠点がある企業では、拠点ごとに債権管理業務をおこなっているケースも少なくありません。

拠点ごとの管理では、本社が全体像を把握するために集計をしたり、情報の正確性をもう1度調査したりと、余計な手間がかかってしまいます。

管理ルールにバラつきがある場合は、なおさら正確な情報の把握に時間がかかります。

役員や従業員がアクセスできる共通の会計ソフトやクラウドサービスなどを活用し、各拠点の債権管理の状況をいつでも確認したり、更新したりできるように一元管理するのが賢明です。

適切に債権管理をするための方法

債権管理を効率化して適切に管理するためには、次の3つの方法があります。

• 債権管理表を作成する
• システムを導入する
• 債権管理ルールを周知する

それぞれについて、以下で詳しく見ていきましょう。

債権管理表を作成する

債権管理をスムーズに進めるために、債権管理表を作成しましょう。

売掛金残高一覧表を代用しても構いませんが、より詳細に各社ごとの債権を管理するのが債権管理表です。

エクセルなどの表計算ソフトを使ったり、債権管理システムを導入したりと、自社の規模によって方法を検討しましょう。

一般的に、債権管理表で管理する項目は次のとおりです。

• 取引先名
• 前月末の債権残高
• 当月の債権発生額
• 当月の入金額
• 入金後の債権残高
• 滞留債権の有無
• 備考欄　など

システムを導入する

適切な債権管理を実現するには、債権管理システムを導入することもおすすめです。

債権管理システムでは、請求書発行・入金管理・消込作業を一括で自動的に管理できます。

請求書発行や入金消込作業におけるヒューマンエラーをなくすことができ、拠点や担当者が多い場合はチェックやトラブル対応の負担を軽減することにもつながります。

債権管理システムを提供している会社によって、できること・金額・管理画面などが異なるため、インターネットで検索をして使いやすそうなものを探し、問い合わせてみましょう。

債権管理ルールの周知も大切

適切に債権管理をするには、従業員の理解や協力も欠かせません。

とくに拠点が多い場合はルールが統一されないケースが多いですが、債権管理ルールをきちんと社内各拠点に周知し、浸透させることが大切です。

一人でも間違って入力してしまうと、管理が大変です。

債権管理に関わる従業員には、きちんとその重要性を伝え、研修をおこなったりマニュアルを配付したりと、ルールの周知に尽力しましょう。

未入金が発生したらどうする？債権回収の手順

もしも弁済期が到来しても取引先から支払いがなされず、未入金が発生したらどうすればよいのでしょうか。

ここでは、未払いの債権を回収する手順を紹介します。

1.まずは電話やメールなどで督促をする

債権を回収するには、まずは電話やメールで督促をしましょう。

弁済期を勘違いしていただけなど、債務者に支払いの意思があれば、それだけでも入金がなされるでしょう。

2.内容証明郵便で催告状を送る

電話やメールで督促をしても支払われない場合は、内容証明郵便で督促をすることが大切です。

内容証明郵便とは、差出日時や差出人・受取人・内容を郵便局が証明してくれる郵便物です。

主に、支払われるべき金額・その理由・遅延損害金の金額・新しい支払い期限・振込口座などを記載します。

内容証明郵便に法的拘束力があるわけではありませんが、内容証明郵便を利用した督促は正式な請求であるという証明になり、万が一訴訟などに進む際に重要な証拠となります。

また、内容証明郵便による督促は消滅時効の完成を6ヵ月間遅らせることができるため、大切なステップです。

3.支払督促を申し立てる

内容証明郵便を送っても支払われない場合は、支払督促を申し立てるという方法もあります。

支払督促とは、簡易裁判所に申し立てをおこない、裁判所から債務者へ支払いの督促をしてもらう手続きです。

支払督促に対して相手が2週間以内に異議を申し立てなければ、仮執行の申し立てをおこなうと相手に仮執行宣言付支払督促が送達されます。これにも2週間以内に異議が出なければ強制執行へと移行できます。

相手が支払督促に異議を申し立てた場合は、支払督促の効力はなくなり通常訴訟に移行します。

そのため、異議申し立てがなされそうな場合ははじめから通常訴訟を選択するほうがよいでしょう。

4.異議申し立てがあれば訴訟提起

支払督促を申し立てずに訴訟を提起することも可能です。

債権回収において提起する訴訟には、主に少額訴訟と通常訴訟があります。

少額訴訟は、請求金額が60万円以下の場合におこなえる訴訟です。

原則1回のみで審理を終えることができ、即日で判決が出ます。

控訴できないという特徴もあります。

また、相手が通常訴訟を求めれば通常訴訟に移行するため、はじめから通常訴訟を提起するほうがよいケースもあるでしょう。

通常訴訟は、請求金額が60万円を上回る金額を請求したい場合に選択する訴訟です。

基本的には何度も原告と被告が証拠の提出をおこなうことになり、早期解決には不向きといえます。

しかし、2〜3回で判決が下される場合もあるため長引かないケースもあるでしょう。

少額訴訟と通常訴訟のどちらがよいかで迷った場合は、弁護士に相談してください。

5.強制執行をおこなう

支払督促や裁判の判決によって、相手が支払わなければならないことが確定したにも関わらず、相手が支払いに応じないときは、強制執行を申し立てることができます。

裁判所が債務者の財産を差し押さえ、そこから債権を回収します。

強制執行の方法は主に3つです。

相手の不動産から支払いにあてる不動産執行、相手の在庫や設備などから支払いにあてる動産執行、相手の預金などから支払いにあてる債権執行があります。

未入金が発生したら時効に注意！

未入金がある場合は、時効に注意しなければなりません。

未回収のまま放っておくと消滅時効が成立してしまいます。

そうなると債務者は債務を履行しなくてもよくなり、債権回収ができなくなってしまうからです。

ここでは、債権の時効について詳しく解説します。

債権の消滅時効は5年

2020年4月1日以降の債権の消滅時効は次のいずれかです。

• 債権者が権利を行使することができると知ったときから5年
• 権利を行使することができるときから10年

企業取引の場合、取引が決まった段階で期日を設定するのが通常です。

そのため、弁済期日が「債権者が権利を行使することができると知ったとき」にあたります。

弁済期日から5年が経過すると債権は時効を迎えます。

消滅時効が迫っている場合の対処法

時効は、完成させないようにストップまたはリセットすることができます。

時効の完成を先延ばしにすることを「完成猶予」、時効をリセットしてゼロから起算できるようになることを「更新」といます。

民法改正によって2020年4月1日以降とそれ以前ではルールが異なるため、注意が必要です。

ここでは2020年4月1日以降のルールに則って、完成猶予と更新の条件を紹介します。

• 時効の完成猶予の条件
  裁判上の請求・支払督促・和解・調停・強制執行・担保権の実行・仮差押え・仮処分・内容証明郵便などによる履行の催告・協議の合意など
• 時効の更新の条件
  支払督促の確定・確定判決・強制執行・担保権の実行・債権の一部弁済など

さいごに｜適切な債権管理で企業の損失を防ごう

債権管理は、企業の資金繰りを守り、企業を存続して行くために欠かせない重要な業務です。

本記事を参考に、適切におこなうことで未回収リスクを減らし、企業の損失を防ぎましょう。

もしも回収し切れていない債権がある場合や債権管理の方法に不安がある場合は、専門家に相談することをおすすめします。

また、すでにトラブルが発生している場合は、一刻も早く弁護士に依頼し、正しい知識と手順で債権回収をおこないましょう。

債権回収について弁護士に相談したい方は、ぜひポータルサイト「ベンナビ債権回収」を利用してください。

全国の債権回収を得意とする法律事務所が登録しています。

地域や相談したい内容から探してみましょう。