債権回収をするときの内容証明作成ガイド｜必要性と基礎知識まとめ

未回収の債権を回収したいけど、法的手段に訴えるのはハードルが高いと感じる方は多いでしょう。そこで債権回収の手段の一つとして、内容証明郵便の送達がありますが、着手しやすいことから多くの債権者が内容証明郵便を利用します。

内容証明郵便とは、郵送する文書の内容、つまりは債権者の意思を公的に示すことができる郵便であり、内容証明郵便自体には、債務者に対して法的拘束力はありません。

では、債権回収をする上でどうして多くの債権者の方が内容証明郵便を利用するのでしょうか。今回の記事では債権回収する上で内容証明郵便の効力や利用方法について紹介していきます。

【関連記事】未収金と売掛金の決定的な違いや共通点とは？回収方法や時効期間をご紹介

債権回収における内容証明郵便の効果

では早速ですが、債権回収における内容証明郵便の効果がどのようなものなのか確認していきましょう。

精神的なプレッシャーによる弁済の促し

まず、第一に一般の郵便と比べて内容証明郵便を介して催告書を送る方が、債務者へより大きく精神的なプレッシャーを与えることができます。通知書には「内容証明所在中」と記載されていますが、債権者側の債権回収への本気度は相手側に伝わるでしょう。

裁判における証拠品として残せる

そして内容証明郵便で郵送した催告書は、裁判まで発展した場合に証拠して残すことができます。催告書を送った事実は、債権者がしかるべき手順を踏んだことの証明です。

裁判における心象を良くする意味でも、債権回収における内容証明郵便の重要性が高いことがわかります。

公的に日付を証明できる

内容証明郵便により、相手に通知をした日付を公的に証明することができます。

これを確定日付といい、通知内容によってはこの確定日付が重要になるものもありますので、内容証明便はこういった意味でも高い効果を発揮します。

債権の消滅時効の中断

債権には時効が設けられていますが、時効を迎えた債権に対して債務者が時効の援用手続きを行った場合、その債権の効力を発揮することはできません。

内容証明郵便を利用する効果は、債権の時効を中断することができるところにもありますが、内容証明郵便で時効を延長できる期間は6ヶ月です。

法的手段を進める準備期間を設けられる

決して長い期間ではありませんが、時効期間が迫っている債権において、その期間に法的手段など他の債権回収をする準備期間を設けることができます。

期限が設けられていない債権を債務不履行にできる

契約書によっては、債権における弁済期日を設けていない場合がありますが、弁済期日が設けられていなければいつまで経っても債務不履行にはなりません。

内容証明郵便を介して催告書を債務者へ通知することで、弁済期日を設けることができ、通知が届いた日が弁済期日になります。

遅延損害金の請求ができる

弁済期日を設けられることのメリットの一つは、遅延損害金を請求できることであり、遅延損害金とは弁済期日を守らない(債務不履行)ことによる合法的に請求できる罰金です。

遅延損害金は、弁済期日を超えた日(内容証明郵便の送達日)から数えて、遅延損害率6%(法人間の場合)に対し、債権の残高×6%(年率)×遅延日数÷365日で算出されます。

契約の解除事由が発生する

また、債務不履行(弁済期日を守らない)を理由に債務者との契約を解除できることもメリットの一つです。特に法人の方の場合、不良債権でも売上計上に含めなければならず、利益にならない債権のためにより多くの法人税を納めなければなりません。

そういった不良債権を損金するための事由になりえる意味でも、内容証明郵便を利用するのは効果的です。

内容証明を出さないほうがいい場合

内容証明便は裁判に発展する前の最終勧告ともいえます。本当に内容証明を出すべきなのかもう一度よく考えてみましょう。以下のような場合は内容証明を出さないほうがいいのかもしれません。

今後の付き合いを大切にしたい場合

内容証明便を受け取る側の気持ちは決していいものではありません。もちろんお金を返さないほうが悪いですが、内容証明便を受け取った側は大きな緊張感を覚えることでしょう。

また債権者が法的手段を考えていることまで予想する人もいるでしょうから関係が悪化する可能性も考えられます。

関係性なんて気にしない、とにかくお金を返してほしいという状況であれば内容証明便を出しても問題ないと思いますが、まだその段階ではないと感じた場合は今後の出方を慎重に考えるべきでしょう。

債権回収に必要な内容証明郵便の利用の流れ

内容証明郵便を利用して債権回収をするまでの一連の流れを紹介していきます。

①催告書の作成

実際に郵便局で手続きをする前に、まずは債務者へ郵送する催告書を作成しなければなりません。

内容証明上の書き方のルール

内容証明郵便を利用するにあたり、郵送できる文書には規定が設けられています。具体的には縦書きの場合ですと1行20文字以内に対して26行以内、横書きの場合ですと1行あたり13文字以内に対して1枚40行以内、または26字以内に対して20行以内に収めなければなりません。

また、句読点、括弧も一文字として数えられるため記入する際は注意が必要です。書き間違えた文字は、二本線を引いた上で、その文字の上(縦書きの場合は右)に文字を書き加えます。

また挿入する文字がある場合も同様に、挿入箇所の上に挿入する文字を加え、括弧で挿入位置を指定してください。ワープロソフトやワードを使用することもできるため、誤字が不安な方などはワープロやワードを使用することをオススメします。

催告書の内容

債権回収をする上で、債務者から弁済を促すためにも催告書の内容は重要であり、以下の内容を催告書に加えてください。

⑴弁済の期限を設ける

まず債務者との契約において弁済期日を設けていない方は、「平成○年○月○日までに支払え」など催告書に弁済期日を設けましょう。もし、既に期限が設けられているのであれば、「本状、送達後、早急に支払え」など早急に支払いを促す文面を含めるのが一般的です。

⑵法的手段への対応

また、催告書の内容には、催告書に記した弁済方法に従わなかった場合の措置として法的手段に訴える旨を加えてください。債務者側へこちら側の債権回収に対する本気度を伝える意味でも効果的です。

催告書の雛形

催告書のテンプレートとして、以下の売買契約における売主から買主の債務不履行への催告書の例を参考にしてください。

平成○年○月○日   神奈川県横浜市○○区○○ 株式会社Ｂ 債務 太郎 殿 催告書 弊社は、貴社との平成○年○月○日に締結した売買契約により、平成○年○月○日に貴社へ商品○○を代金○○万円で売り渡しました。 しかしながら、貴社から○○万円の支払いを受けたのみで、繰り返しの電話による督促に関わらず、現在まで残金○○万円の支払いを受けておりません。 つきましては平成○年○月○日までに、上記○○万円を下記口座にて支払うよう催促いたします。 上記の期日までに支払いに対応していただけない場合は、誠に遺憾ではございますが法的措置を取らせていただきます。   記 ○○銀行○○支店 普通預金 口座番号 口座名義人   住所：東京都○○区○○ 株式会社 A(債権者) 代表：債権治郎 印

②内容証明の作成

催告書が完成したら、郵便局へ内容証明郵便の手続きをしたいところですが、郵送のための準備することが必要です。

内容証明郵便において用紙の種類、サイズの指定はありませんが、自分用と郵送用、郵便局での保管用に催告書が3枚、必要であり使用する用紙は統一させなければなりません。そして、郵送する文書が2枚目以上になる場合は、綴じ目に契印をする必要があります。

また、郵送で利用する封筒も事前に用意しなければならず、封筒の表面には債務者の氏名と住所、裏面には自身の氏名と住所を記載するのが一般的です。また、郵便局にて催告書の内容のチェックが行われるため、封筒の封は閉じないでおいてください。

③郵送

郵便の準備が完了次第、郵便局で手続きを行いますが、どこの郵便局でも内容証明郵便に対応しているわけではありません。

地方郵政局長から指定された集配郵便局においてのみ内容証明郵便を利用することができるので、事前にどこの郵便局が対応しているのか確認しておきましょう。

料金

内容証明郵便を利用する際にかかる費用は、一般的には1,252円と紹介されていますが、その内訳は、

• 郵送料：84円

• 内容証明料：440円

• 書留料：435円

• 配達証明料：320円

となっており1,252円は、上記の金額の総額です。加えて、送達する文書が2枚以上の場合は１枚あたりの内容証明料が260円、速達で郵送したい場合は速達料が280円、また複数の債務者へ同じ文書を郵送する場合、2人目以降の内容証明料が半額になります。

通知が届かなかった場合の措置

内容証明郵便を送ったのに債務者へ通知が届かった場合、どうすればいいのでしょうか。まず、通知が届かなかった場合として、「受取拒否」、「住所不明」、「債務者が不在」の3つの場合が考えられます。

相手が受け取りを拒否したときは

送達時に債務者が送達場所にいたことの証明になるので「債権回収における内容証明郵便の効果」で紹介した効果が有効です。

住所不明の場合

住所不明となると、内容証明郵便の効果がない上に、債務者の住所が不明でも利用できる債権回収の方法は、訴訟以外にありません。

債権者不在の場合

債権者が不在で受け取ってもらえなかったときは、普通郵便で債務者へ催告書を郵送してください。この場合、債務者が催告書を受取った時点で、内容証明郵便を送った場合と同じ効果です。

④債務者との交渉

もし、債務者が催告書へ対応してくれた場合は、弁済に関する交渉を行います。

交渉の際のポイント

交渉を成立させるために大切なことは、現在の債務者の状況から見て負担のない弁済内容に話を持っていくことです。弁済期間の延長や、利息、遅延損害金の免除など、債務者側が応じやすい内容を提案することで交渉がまとまりやすくなります。

公正証書の作成

もし、交渉がまとまり次第、まとまった内容を文書にまとめた上で、公証役場にて公正証書を作成しましょう。

公正証書とは債務名義(公的に債権の内容を証明する文書)の一種であり、もし債務者が再び債務不履行を働いた場合、債務者に対して強制執行(差し押さえのための手続き)することができます。

参照：「③公正証書の作成(相手から同意を得られた場合)」

弁護士に内容証明を依頼するのはどうなのか？

内容証明郵便を介して債権回収する段取りについて紹介してきましたが、債権者にとって弁護士に依頼する効果はあるのでしょうか。

弁護士に内容証明の作成を依頼すべき場合

実際のところ、弁護士に依頼するべきかどうかは回収したい債権の状況次第ですので、以下のような場合は早めに弁護士に依頼することをおすすめします。

債権の額が高額である

内容証明郵便の作成を弁護士に依頼した場合にかかる費用は、作成のみの依頼ですと3万円～5万円、債務者との交渉も含めた場合ですと5万円～10万円になります。

最低でも3万円の弁護士費用がかかりますので、債権の額に対して弁護士費用が高額な場合は弁護士に依頼するべきではないのかもしれません。反対に多くの債権額を抱えている場合は弁護士に依頼したほうがいいのかもしれません。

依頼する際は交渉込みの依頼をする

内容証明の作成を弁護士に依頼しても催告書に弁護士の名前が載ることはありません。せっかく弁護士が介入していても相手にその事実を知らせることはできないので、高確率な債権回収を希望されるのであれば、作成のみのではなく、交渉込みの依頼をおすすめします。

その場合は着手金10万円～30万円に加えて、回収した債権額の2％～10％ほどの費用が必要になります。よって回収したい債権額が100万円を超えるようであれば弁護士への依頼を現実的に検討してみても良いでしょう。

債権回収における弁護士費用について詳しく知りたい方は「債権回収を弁護士に依頼するメリットと費用相場」もあわせてご覧ください。

法的手段まで視野に入れている場合

債権額が高額だけど債務者の対応が悪い場合など、法的手段も視野に入れた上で内容証明郵便を検討するべきであり、ある程度の手間と時間がかかることから、法的措置に発展する可能性が高い債権者は弁護士に依頼するべきです。

弁護士に内容証明の作成を依頼するメリット

具体的に、弁護士に内容証明の作成を依頼するメリットを以下にまとめました。

債務者が弁済に応じやすい

まず、弁護士に依頼するメリットの一つとして債務者が弁済に応じやすくなることがあげられます。催告書に弁護士の名前が記載されていることで債務者へ大きなプレッシャーを与えることができるためです。

債権者の有利な内容に作成してもらえる

また訴訟まで発展した際、内容証明郵便の際に利用した催告書を証拠として活用することになりますが、後々、内容証明の訂正を行うことはできません。そこで裁判を有利な状況に持っていく上で必要な内容に催告書を仕上げるためにも弁護士に依頼するのが効果的です。

交渉の代理人

内容証明郵便を活用して債権回収する流れで、債務者との交渉は一つの着地点です。債権回収における交渉の落としどころをよく理解していることから、弁護士に交渉を任せた方が、話合いがまとまりやすくなります。

どんな状況でも柔軟に対応してくれる

弁護士は法律のプロです。債務者が交渉に応じない場合などいかなる状況でも依頼者のために尽力してくれますので大変心強い存在となるでしょう。

債権回収が得意な弁護士の選び方

より確実に債権回収をするためにも、債権回収に特化した弁護士へ依頼するべきです。そこで債権回収を依頼する上での弁護士の選び方についてまとめました。

法人間の債権回収の実績

まず一つ目に、法人相手に債権回収の訴訟の実績のある弁護士を選びましょう。そのためには、弁護士事務所のサイトに掲載されている事務所の経歴や、サイトの更新頻度の多さを参考にしてください。

実績のある会社であれば、事務所の宣伝として経歴を赤裸々に明かしているからであり、案件を多数、扱っている事務所であればサイトへの更新する内容が多くなるからです。

弁護士との相性

そして次に、弁護士との相性も重要になります。債権者によって債権や債務者の状況は異なるため、債権者に合った債権回収をするためには、弁護士側が同じ目線に立って債権回収に取り組まなければなりません。

そのため対面時・メール・電話などを介して弁護士との相性の良さを確かめてください。

問題を起こしていない弁護士

当たり前のことですが、問題の多い弁護士に依頼するべきではありません。「不当な弁護士費用を請求された」、「受任した仕事をちゃんとやらない」などトラブルを抱えた弁護士は弁護士会から懲戒を受けます。

懲戒を受けた弁護士に関しては、「弁護士懲戒処分検索センター」にて確認することができるので、事前に確認してみてください。

法的手段による債権回収

もし内容証明郵便を通じて催告書を郵送したのに、債務者から弁済を受けられなかった場合は法的手段に訴えましょう。法的手段には「民事調停」、「支払督促」、「訴訟」の3つに分けることができますが、それぞれの違いについて確認していきます。

民事調停

民事調停とは、法的手段の中でも敷居の低い債権回収方法になりますが、裁判所が指定した調停委員が債権者と債務者の意見を聴取し、両者の意見をまとめるための手続きです。

調停がまとまり次第、調停委員が両社の言い分をまとめた調停調書を作成しますが、調停調書は債務名義になるため、債務者が調書の内容通りに弁済を行わなかった場合、強制執行の手続きを行うことができます。

しかしながら民事調停は時間と費用がかからない分、債務者への法的拘束力が弱いため債務者が出廷しない場合や、債務者から同意が得られないため調停が成立しない場合が珍しくありません。

支払督促

支払督促は、金銭債権を対象に裁判所を介して債務者へ支払いの督促の通知をするための手続きです。

支払督促の手続きを介して債務者へ計2回の督促が行われますが、債務者からの異議申立てが行われなかった場合、申立人は債務名義として仮執行宣言付支払督促を取得することができます。

通常の債務名義では、強制執行をするために債務名義に執行力を付与するために別の手順を踏まなければなりませんが、仮執行宣言付支払督促には既に執行力が含まれているため、いきなり強制執行の手続きに踏み込むことができます。

支払督促に関して、詳しくは以下の記事を参考にしてください。

【参考】
▶「支払い督促を介して仮執行宣言付支払督促を取得する方法」
▶「支払督促に必要な申立書の書き方と添付書類の作成方法まとめ」

訴訟

法的手段の中でも訴訟は、最も費用と時間を要しますが、確実な債権回収の方法でもあります。訴訟では第一審で確定判決が貰えることがなく、裁判所から仮執行宣言付判決が下されるのが一般的であり、確定判決が下されるのは第二審以降です。

しかしながら、仮執行宣言付判決も、確定判決と同様に債務名義のため強制執行手続きを申立てることができます。また、訴訟では民事調停や支払督促と異なり、債務者の住所が不明の場合でも手続きが可能です。

参照：「少額訴訟と通常訴訟の違い｜通常訴訟への移行を回避する術」

差し押さえによる債権回収

上記の法的手段をとっても、債務者が弁済に応じない場合は強制執行手続きにより、債務者の財産、債権を差押さえしましょう。強制執行の詳しい手続き方法に関しては以下の記事を参考にしてください。

【参照】
▶「強制執行で差し押さえするために必要な知識と方法のまとめ」
▶「強制執行の一連の流れと差押さえまでの手順の解説」

まとめ

債権回収をする上で、内容証明郵便を利用する機会は必然的に多くなりますが、当コラムがこれから債権回収をする方のお力になれたら幸いです。